Sono andata a trovare una mia amica che lavora da casa. È una designer e cosa vedo? Un monitor, una tastiera e un mouse, molti libri qua e là, vari fogli di appunti, penne, rossetti e un telefono sepolto in mezzo a loro. Ci sono anche fiori secchi spuntati dal nulla, alcune cartelle aperte. Come si può essere efficienti in un disordine del genere? Ma lei può lavorare non qui, ma nel parco o in un caffè, e la spazzatura che ha sulla scrivania, non la usa affatto.
L’ergonomia (1) si basa su molte discipline, dall’anatomia alla psicologia. Le prime cose che vengono in mente sono i piloti, gli astronauti e i sottomarini. In effetti, in questi casi l’ergonomia determina spesso la sopravvivenza. Ma c’è posto anche per la vita di tutti i giorni.
(1) Ergonomia deriva dalle parole greche ergon («lavoro») e nomos («legge»).
IL DISTURBO COME STRUMENTO
«L’ergonomia dovrebbe essere ergonomica?». Questa frase umoristica del titolo significa: le cose sono per noi, non noi per le cose. Google è famosa per aver infranto le leggi tradizionali dell’organizzazione del lavoro: si può lavorare in qualsiasi condizione — si può fumare sul posto di lavoro, si possono portare animali, c’è una piscina asciutta con le palline dove ci si può sdraiare, si può fare tutto quello che si vuole fino al 20% del tempo di lavoro facendo tutto quello che si vuole: anche creare il proprio sito web, anche leggere libri. Purché si crei un prodotto.
Esistono due approcci per massimizzare l’efficienza, analizziamoli entrambi.
Un approccio è il seguente: creare un ambiente in cui si è a proprio agio a lavorare. Il secondo è l’opposto: mettere a punto il processo aziendale in modo da non doverci più pensare. Il primo caso è quello di Google, il secondo è quello di McDonald’s.
Il «tipo» di organizzazione del lavoro di Google è il cosiddetto lavoro creativo, in cui la cosa più importante è la condizione. Da dove vengono i fiori secchi sul tavolo della mia amica? Sì, sono i resti del super bouquet che le è stato regalato a un concorso come miglior designer. Perché le servono sulla scrivania? Le ricordano quello stato, quello che può fare, la sua ambizione. E più questi fiori diventano secchi, più sembrano brutti, più forte è la motivazione a fare qualcosa di urgente. Dopotutto, presto non resterà più nulla del mazzo di fiori, e sarà ora di guadagnarne uno nuovo. O la sua fama svanirà come questi fiori. Così questi fiori secchi sono ciò che la fa andare avanti. E dietro la scatola c’è un orsacchiotto. Le è stato regalato da un ragazzo e anche questo la ispira. Per «chiamare» lo Stato sono necessari un mucchio di oggetti inutili che farebbero inorridire qualsiasi capo. Quindi c’è un compito molto semplice: pensare allo stato di cui si ha bisogno sul posto di lavoro. E le ricette degli amici non sono adatte: avete bisogno esattamente del vostro, esattamente qui. Cosa vorreste?
I medici hanno l’opportunità di indossare una vestaglia e, con essa, una sorta di personaggio lavorativo che implica raccoglimento, erudizione e coordinamento. Di cosa avete bisogno se siete seduti a una scrivania? Bisogna essere veloci, creativi, esperti? Quali? Ognuno ha il suo lavoro. E per questo insieme di stati, per ognuno di essi, createvi una sorta di talismano-amuleto. Non importa che tipo di oggetto sia, ma che sia associato alla velocità, all’intelligenza, alla capacità di trovare soluzioni creative. Per convenzione, preparate cinque bottoni. Il pulsante può essere reale o completamente virtuale, sotto forma di un cartello, di alcune bolle o addirittura di un ingranaggio. Premete ognuno di questi pulsanti per attivare il particolare stato che desiderate. Ad esempio, il primo pulsante attiva la mia concentrazione, la raccolta. Il pulsante due attiva la fiducia in me stesso. Il pulsante tre attiva la creatività, la creatività. Il pulsante quattro è la performance e il pulsante cinque è la buona comunicazione. Ecco, li ho accesi e sono in uno stato di lavoro. Quello che faccio è collegarli: sono un project manager.
Il mio conoscente Denis, un ottimo consulente, ha una collezione di musica che lo mette immediatamente nello stato d’animo giusto. Così, non appena si mette le cuffie, può scrivere una relazione ovunque, in qualsiasi condizione. Ma non la ascolta mai all’aperto con le cuffie, non la ascolta solo per divertimento, gli serve solo per lavorare. In questo modo costruisce la sua ergonomia interna.
DIVIDERE E CONQUISTARE!
In PNL esiste il concetto di sottomodalità interne, ossia quei codici che programmano la nostra percezione della realtà. Ad esempio, quando diciamo che la giornata è grigia, uggiosa o luminosa, non si tratta affatto del tempo, ma della nostra percezione interna. Ecco un assaggio: ripensate al vostro ufficio e a quel momento in cui vi sentivate benissimo al lavoro! E un altro momento in cui vi annoiavate nella stessa stanza. E — oh, santo cielo! — si scoprirà che forse una foto è più luminosa e l’altra più pallida, una è a sinistra, una è più bassa, una ha molti colori e l’altra è in bianco e nero. È così che capiamo dentro di noi qual è lo stato emotivo che c’è dietro. All’interno della stessa giornata possono esserci momenti di luce e momenti di luce. Pensate a quale sia il vostro stato lavorativo ideale e a quali colori lo associate? Se aveste la possibilità di dipingere lo stato migliore nella sua forma più pura, quali colori scegliereste? Luminosi, bianchi, verdi, rossi? Luminosi, tenui, caldi, contrastanti? Se avete la possibilità di dipingere il vostro spazio con questi colori, sarebbe perfetto! Ricordo che il mio spazio di lavoro si è trasformato magicamente quando ho appeso un quadro verde nel mio ufficio. Era il verde che mi mancava! La chiave è decidere cosa possiamo gestire. Una cosa è un ufficio colorato senza di voi, un’altra è il desktop del vostro computer, che può essere esattamente quello di cui avete bisogno. Se ha la giusta combinazione di colori per voi, funzionerà
Se non avete la possibilità di avere tutto in tre stanze diverse, create tre pareti diverse! O tre diverse posizioni della sedia. A sinistra c’è il sognatore, di fronte a voi il realista e a destra il critico. Così vi girate da qualche parte e siete già in uno stato diverso. Ho queste tre immagini diverse sullo stesso desktop. Una alla volta. Per non confonderle.
Molte persone sono abituate a sedersi sul posto di lavoro in parallelo a tutti i tipi di «Odnoklassniki», a scrivere su LiveJournal o a seguire gli aggiornamenti del feed di Facebook. Questo è un bene, ma ben presto ci si rilassa e diventa difficile raccogliersi. Tuttavia, per non interferire con la vostra concentrazione quando dovete tornare al lavoro, assicuratevi di spostare un po’ la sedia o di girare il portatile dall’altra parte. Anche questi sono modi per dire al vostro corpo: è ora di cambiare!
FUORI DALLO SCAFFALE
Il secondo approccio è completamente diverso. È che abbiamo un processo aziendale e, al contrario, ci includiamo in esso. I miei amici di Kiev, proprietari di un’azienda tipografica, hanno prima disegnato su carta in modo molto chiaro cosa deve andare dove, da dove e dove, e hanno organizzato tutto esattamente così. Hanno costruito un edificio basato sul processo aziendale e sono felici! Cioè, gli Stati sono già soggetti al processo. In questo senso, in cosa si differenzia McDonald’s da un normale bar? McDonald’s ha uno spesso «libro» in cui tutto è prescritto passo dopo passo, lo spazio è chiaramente diviso in zone e tutto è al suo posto. Lì, presumibilmente, non c’è bisogno di pensare: si allunga la mano e si prende. Ma in un caffè come il Flower, si possono passare venti minuti a cercare nel frigorifero un qualche tipo di preparazione. Oppure per una zuppa, hai carne e cipolle, ma non le carote, devi andare al mercato, cioè tutto è ispirato e individuale. E anche, aggiungiamo noi, lento e molto probabilmente costoso. Una volta ho fatto da consulente per una grande azienda di ristorazione, e il sogno dei suoi dirigenti era quello di organizzare il posto di lavoro dello chef in modo che non avesse bisogno di andare altrove. In modo che tutti i suoi strumenti fossero a portata di mano, sopra e sotto. Semilavorati, forniture, spezie: proprio lì.
Se il vostro flusso di lavoro è di questo tipo, è molto importante mantenere la sua struttura, per spostarsi «dal punto A al punto B». Ci sono alcuni trucchi che possono aiutarci in questa situazione. Uno di questi è il seguente. Di solito ci muoviamo nello stesso modo in cui leggiamo, da sinistra a destra. Di conseguenza, se la larghezza del tavolo ce lo consente e se abbiamo una sedia con le rotelle, possiamo pianificare la nostra giornata in questa direzione, cioè posizionare cartelle o pennarelli sul tavolo da sinistra a destra, secondo il programma, e passare da uno all’altro.
Oppure, se state gestendo più casi contemporaneamente, avete materiali diversi che si riferiscono a progetti diversi. È necessario raggrupparli. C’è un modo molto semplice per farlo. Il sistema interno più veloce è quello visivo. Non c’è bisogno di leggere le didascalie se l’emisfero destro ha già afferrato l’idea. Un tempo insegnavo a mio figlio a prepararsi per la scuola in questo modo. Abbiamo portato con lui un’agenda. Abbiamo colorato ogni elemento con un colore diverso. E abbiamo fatto esattamente gli stessi adesivi per tutto ciò che aveva a che fare con quella materia. Ad esempio, inglese. Libro di testo, quaderno, dizionario, libro di consultazione. Colore verde nell’orario, copertine verdi e adesivi verdi. E poi è molto semplice: se ci si accorge che si sta per studiare inglese, si prende tutto ciò che è verde dal tavolo, invece di scavare tra tutti i fogli. Il sistema visivo è molto veloce, si memorizza senza pensare. Vale la pena approfittarne. Nei miei documenti per adulti è la stessa cosa: «progetto Perm» — cartelle e adesivi rossi, «progetto Atene» — gialli e così via. E nonostante dall’esterno sembri che la mia scrivania sia in disordine, mi muovo perfettamente.
ORDINE SUL MONITOR
Finora abbiamo parlato dell’organizzazione del posto di lavoro, in realtà di questo posto di lavoro: la scrivania. Ma quasi tutti ne abbiamo un’altra: sullo schermo del monitor. Guardatelo: come è organizzato il suo spazio?
Il «desktop» di un computer si chiama «desktop» perché ha uno spazio limitato. A volte un computer si blocca perché c’è troppa roba sul «desktop». Questa è un’ottima metafora del fatto che la vostra testa è sovraccarica. C’è un desktop e ci dovrebbe essere qualcosa a cui si dovrebbe avere accesso sempre o in questo momento. Di solito c’è il «cestino», «il mio computer», «i miei documenti», e sulla scrivania stessa ci sono dei casi aperti. Qui avete iniziato a scrivere un documento, avete abbozzato quattro fogli di carta — sono sul desktop. Non appena l’avete terminato, l’avete immediatamente spostato nella cartella «I miei documenti» e l’avete condizionatamente riposto nell’armadio. E un «desktop» pulito vi dice che il vostro lavoro è finito.
Una persona ha documenti organizzati in questo modo: «progetti 1998, 1999, 2000, 2001», ecc. Di conseguenza, ci sono cartelle all’interno degli anni. Una persona ha cartelle con i nomi delle aziende con cui collabora. La seconda ha cartelle per regioni. Il terzo, come nel sistema di gestione del tempo, ha cartelle urgenti, a medio termine e strategiche.
Ma a volte si guarda il «desktop» di qualcuno (non puntiamo il dito!) e c’è l’inglese di suo figlio e alcuni file scaricati da Internet. Nel momento in cui sono arrivati a portata di mano, non c’era un posto dove metterli — così li ho buttati sul «desktop», poi ho guardato — cosa c’è qui? E se si osserva tutto questo, si ha l’impressione inconscia che non ci sia tempo per vivere. Dopotutto, possiamo percepire contemporaneamente sette oggetti più due meno. E di conseguenza, se ce ne sono di più, gli altri si perdono di vista. E questo significa che non lo farete. Così come il computer si blocca, anche il cervello si blocca.
Per quanto riguarda le immagini che decorano il desktop, la cosa più importante è che corrispondano alle sottomodalità che codificano l’umore lavorativo. Ad esempio, se il beige vi rilassa e il blu vi concentra, preferite quest’ultimo. Se il giallo vi ispira la creatività, allora che sia giallo. Ricordando la regola «sette più meno due unità di attenzione cosciente», rispondiamo alla domanda: cos’altro c’è di disgustoso sul desktop? Un’immagine con un numero enorme di piccoli dettagli di ogni tipo. In primo luogo, non si vedono affatto le cartelle e, in secondo luogo, l’abbondanza di piccoli dettagli spegne immediatamente l’attenzione e porta una persona in uno stato di trance. Di conseguenza, che cosa è bene fare? Immagini in cui ci sono pochi oggetti, in cui lo spazio è il mare, il cielo, la linea dell’orizzonte. Ma attenzione: le immagini del mare con tanti agnelli, conchiglie, bambini che nuotano, navi, non sono considerate immagini del mare. Così come un campo con tanti piccoli fiori multicolori.
Conosco persone che hanno uno sfondo «desktop» che cambia a seconda del giorno della settimana. I colori dell’arcobaleno. Rosso — lunedì, giallo — martedì, ecc. Ma bisogna fare molta attenzione anche a questo, se si vuole comunque lavorare sul «desktop». Io, ad esempio, adoro il colore arancione, ma se faccio la mia «scrivania» in questo modo, mi eccita moltissimo. Per molto tempo c’è stata una «scrivania» — mondo sottomarino, ma non con molti coralli, bensì con alcuni pesci blu. Città soleggiate — anche tu sei il benvenuto! È il vostro stato d’animo che vi darà ispirazione ed energia.
La cosa più importante in ergonomia è ricordare che siamo noi a controllare la nostra condizione e le nostre prestazioni!
PARERE DELL’ESPERTO
PREOCCUPAZIONE PER LE ENTRATE
Qualche anno fa ho dovuto risolvere un conflitto in uno dei reparti di una piccola azienda. Come si suol dire, il conflitto era scoppiato dal nulla. In una stanza, sei dipendenti erano seduti alle scrivanie disposte lungo le pareti — tre all’una e tre all’altra — uno di fronte all’altro. Il supervisore era seduto in fondo alla stanza, come un insegnante in una classe, rivolto verso tutti.
Tre combattevano contro tre e tutti insieme contro il direttore. Non c’erano computer sulle scrivanie, quindi anche dietro il monitor era impossibile nascondersi dall’occhio onniveggente di un collega. Di conseguenza, è stato necessario far sedere le persone una dietro l’altra e posizionare la scrivania del capo di lato, e il conflitto si è spento da solo. A proposito, questo non è il modo di far sedere le persone che lavorano con il computer: un collega vedrà tutto sullo schermo e questo è fastidioso.
È inoltre sconsigliato posizionare le postazioni di lavoro con le spalle alla porta, sotto il condizionatore o di fronte alla finestra: distrae.
Bisogna anche tenere conto del temperamento del dipendente. Una persona impetuosa e spigolosa può buttare giù dal tavolo gli oggetti che vi si trovano quando si muove: ha bisogno di un tavolo con i lati. Una persona attenta e meticolosa apprezzerà una scrivania con spazi per i fogli, le cartelle, un posto per gli adesivi, le inezie, ecc.
Evitate gli angoli acuti e i passaggi stretti dove potreste urtare un altro dipendente. L’illuminazione e il controllo della temperatura sono molto importanti. Tenendo conto di questi aspetti, il datore di lavoro non solo si prende cura dei suoi dipendenti, ma anche del suo reddito.
