Se qualcuno vi chiedesse se avete molta esperienza nella negoziazione, cosa rispondereste? Gavin Kennedy, autore di «You Can Negotiate Anything», ritiene che chiunque abbia «più di qualche giorno di vita» possa rispondere affermativamente a questa domanda, perché tutti noi abbiamo negoziato in una forma o nell’altra per tutta la nostra vita cosciente.
PECORE, ASINI E AVVERSARI DIFFICILI
Tutto può essere negoziato. Come ottenere il massimo in ogni negoziazione.
Può sembrare strano considerare un bambino che implora la madre di comprare un gelato come un negoziatore serio, ma in un certo senso è così. Il bambino sa cosa vuole, ha un’idea chiara di come ottenerlo: fingere di essere un santarellino, piangere, fare i capricci, ha un intero arsenale di mezzi per influenzare la controparte.
Ma, crescendo, dobbiamo negoziare con persone che hanno una posizione diversa rispetto a noi, non sono necessariamente disposte in modo favorevole e forse, al contrario, hanno dei pregiudizi nei nostri confronti per qualche motivo. Inoltre, crescendo, cambiamo, spariscono la testardaggine infantile e la convinzione al 100% di avere ragione (anche se non tutti), ma nasce il desiderio di capire la posizione dell’interlocutore e di trovare un terreno comune. Impariamo a vedere le prospettive a lungo termine, non solo i benefici immediati, e spesso dobbiamo stabilire delle priorità.
Questo solleva molte domande, una più angosciante dell’altra. Come possiamo ottenere una negoziazione efficace? Esistono modi per insegnare ai partner ad ascoltare e ad ascoltarsi? Da quale posizione dobbiamo negoziare: da una posizione di forza o utilizzando una politica di concessioni? È giusto accettare la prima offerta del partner se sembra «un’offerta che non si può rifiutare»?
Gavin Kennedy, nel suo libro «You Can Negotiate Anything», affronta questi seri problemi con una dose di umorismo, dividendo condizionatamente i negoziatori in asini, pecore, volpi e gufi. Da un lato, una classificazione così originale attira l’attenzione fin dalle prime pagine, dall’altro, ognuno di questi animali riflette simbolicamente alcuni tratti di diversi tipi di persone (testardaggine, indecisione, desiderio di contrattare con l’astuzia, dimenticanza degli interessi del partner), che creano difficoltà specifiche per ogni persona e possono essere un ostacolo a negoziati onesti ed efficaci.
Gavin Kennedy analizza i principali dilemmi dei negoziatori, offre al lettore l’analisi di molte situazioni concrete e discute le varie strategie di comportamento in esse, che vanno dalla trattativa per l’acquisto di una pizzeria al conflitto con un fornitore per una merce di bassa qualità. In particolare, l’autore esorta il lettore a non cedere ai cosiddetti avversari difficili durante le trattative, facendo un esempio semi-scherzoso di venditori itineranti nella tundra, che decisero di placare un lupo e di allontanarlo dalle loro slitte lanciandogli un pezzo di carne, attirando così un intero branco di lupi affamati. Grazie ai vividi paragoni e alle situazioni esemplificative, nonché allo stile affascinante con cui è scritto il libro, le raccomandazioni dell’autore non vengono percepite come ammonizioni, ma come consigli amichevoli di un uomo che ha avuto i suoi problemi e vuole condividere la sua esperienza.
BALLARE O COMBATTERE SENZA REGOLE
Breve codice del negoziatore.
Mosca: Eksmo, 2010.
Se interpretiamo la parola «negoziazione» in senso ampio, essa comprende non solo le trattative commerciali, ma anche il raggiungimento di accordi nelle questioni quotidiane. Per esempio, quando un cliente insoddisfatto del servizio in un ristorante si lamenta emotivamente con il direttore, anche questo è un tipo di negoziazione. Purtroppo, molto spesso l’unico risultato di queste trattative è l’opportunità di sfogare la propria rabbia, ma non ci sono cambiamenti significativi nella qualità del servizio.
Nelly Vlasova, nel suo libro «Il codice breve del negoziatore», suggerisce che in queste situazioni non ci si deve limitare a sfogarsi e a «cestinare» i dipendenti negligenti (anche se questa è, ovviamente, la prima e del tutto naturale reazione di un cliente insoddisfatto), ma si devono esporre più chiaramente le proprie rimostranze e proporre metodi specifici per eliminare il problema. In senso figurato, «non maledire le tenebre, ma cerca una candela».
Tuttavia, anche una discussione abbastanza pacifica raramente si svolge in un’atmosfera di assoluta serenità. Se non altro perché ognuno dei partecipanti porta con sé il proprio bagaglio, le proprie paure, ansie e ambizioni o, come le chiama l’autore, «scimmie sedute sulle spalle». Secondo le statistiche, l’87% delle persone in situazioni di conflitto sceglie il metodo «combatti o fuggi», cioè cerca di costringere il partner ad accettare il proprio punto di vista o semplicemente si allontana dalla soluzione dei problemi. Come trovare una via d’uscita a questa situazione? Come portare gli obiettivi e le esigenze individuali dei negoziatori a un denominatore comune? Nelly Vlasova consiglia di trattare le trattative come un valzer e quindi, per avere successo, bisogna imparare non solo a difendere i propri interessi, ma anche a «praticare le figure della danza comune e a gestire il proprio comportamento». A tal fine, è importante ricordare la «maledetta dozzina di tabù e regole della negoziazione»: ad esempio, scegliere uno stile di comportamento duro nei confronti del problema ma flessibile nei confronti del partner, essere ben informati sull’argomento della negoziazione, non discutere le questioni in modo isolato, ma come parte di un insieme, altrimenti la discussione rischia di trascinarsi.
PARLARE DI TEMPO
Come convincere il vostro interlocutore in 30 secondi.
Quante volte, durante l’interminabile discorso di un oratore, gli ascoltatori si infastidiscono pensando che non sappia di cosa stia parlando. Durante un esame, l’insegnante osserva beffardamente che lo studente sta «divagando», apparentemente poco preparato. Discorsi lunghi e informi possono dare l’impressione che l’oratore sia impreparato, che stia galleggiando sull’argomento o che voglia prendere tempo.
Per risolvere questo problema, Milo O. Frank ricava una formula per negoziare con successo, che risulta chiara dal titolo del suo libro «Come convincere l’interlocutore in 30 secondi». L’autore spiega la scelta di un periodo di tempo così breve con il fatto che l’attenzione degli ascoltatori è dispersa ed è necessario avere il tempo di trasmettere loro l’essenza delle vostre proposte, mentre l’attenzione è ancora rivolta all’oratore. Ci sono molti esempi della regola dei 30 secondi. A partire dalla vita quotidiana: quando una persona entra in una stanza e si guarda intorno, in media non impiega più di mezzo minuto per valutare la situazione. Anche gli scienziati confermano che la soglia di attenzione di uno spettatore medio è di 30 secondi, cosa di cui i giornalisti tengono conto quando preparano una notizia di tre minuti, in cui la lunghezza massima di un videoclip, un «sound bite» è di 30 secondi.
Naturalmente, è molto difficile rispettare questo limite di tempo da record durante una trattativa dettagliata, ma è possibile formulare il concetto principale, la questione principale all’ordine del giorno, che aggancerebbe gli ascoltatori fin dall’inizio del vostro discorso. Ci sono molte situazioni in cui una domanda e una risposta concise sono l’unico modo per comunicare efficacemente. Ad esempio, in una conferenza stampa con un gran numero di giornalisti, ognuno dei quali deve avere il tempo di fare una domanda. Quando si lascia un messaggio in segreteria telefonica, bisogna essere sintetici. Proprio come quando si scrive un promemoria, una lettera di raccomandazione o un biglietto di ringraziamento, altrimenti si rischia di esaurire il tempo a disposizione. Quando si pubblicizza un prodotto al telefono, è particolarmente importante, fin dai primi secondi di comunicazione, interessare il potenziale cliente, non lasciarlo «andare via» e incoraggiarlo a continuare la conversazione.
Se non si devono condurre trattative ufficiali, pubblicizzare merci o intervenire in conferenze stampa, questo approccio è appropriato anche in molte altre situazioni: anche quando si fa un brindisi a una festa di famiglia o ci si congratula con i colleghi per le vacanze, la capacità di parlare in modo conciso e sincero è sempre apprezzata.
