Come dare priorità alla pianificazione

Come dare priorità alla pianificazione

Tutti conoscono l’antico comandamento: «Non rimandare a domani ciò che puoi fare oggi». Tuttavia, i moderni manuali di gestione del tempo lo modificano: se si cerca di svolgere tutti i compiti che si hanno da fare oggi, si rischia di essere vittime della pressione del tempo.

I compiti più importanti e urgenti (che, tra l’altro, non sono la stessa cosa) devono essere risolti senza indugio, mentre gli altri non sono peccaminosi da rimandare: possono essere tranquillamente svolti domani. Ma per quanto tempo è accettabile rimandare la soluzione dei compiti non più urgenti? Non succederà che dopo il primo rinvio si avrà la tentazione di rimandare di nuovo la questione e poi di rinunciarvi del tutto?

A quanto pare, se una persona ha la possibilità fondamentale di rimandare l’esecuzione di un determinato compito, è propensa a rimandarlo. E quanto più lunga è la scadenza di un compito, tanto più tardi viene iniziato (non è forse per questo che la maggior parte dei progetti viene completata la sera prima della scadenza?). E peggio ancora, più un compito viene rimandato, meno è probabile che venga portato a termine. E se non c’è una scadenza, ci sono poche speranze di successo.

Siate realistici

Questo schema si applica probabilmente a quasi tutte le questioni serie che richiedono tempo e impegno. La semplice definizione di un obiettivo non è sufficiente. È necessario definire una scadenza per la sua realizzazione. E questo termine non deve essere troppo lontano, altrimenti….

Tuttavia, deve essere una scadenza realistica. Se non si concede un tempo sufficiente per raggiungere l’obiettivo, allo scadere del termine, quando sicuramente non sarà raggiunto, ci sarà un motivo per rinunciare, perché il compito è presumibilmente impossibile. Ed è semplicemente impossibile in così poco tempo!

Supponiamo che abbiate deciso di imparare una lingua straniera, perché dopo tutte le lezioni scolastiche il vostro livello di competenza, ad esempio in inglese, è quasi nullo. Naturalmente potete frequentare corsi a breve termine, i cui organizzatori promettono che con l’aiuto dei «più recenti metodi psicologici» riuscirete a padroneggiare una lingua straniera in due o tre settimane. Tuttavia, le persone sensibili si rendono conto che per un tale periodo di tempo, anche i metodi più avanzati non possono fornire la conoscenza della lingua, ma solo una buona spinta iniziale nel suo apprendimento. Ci vuole molto più tempo per padroneggiare completamente una lingua. Quanto? Se decidete di passare dal livello zero al livello di «utente sicuro» (che, sebbene non vi permetta di parlare in pubblico di argomenti seri o di tradurre letteratura complessa, vi consente di parlare in modo abbastanza fluente, di capire almeno il cinquanta per cento delle parole dei madrelingua), allora per un periodo di tempo così lungo questo compito è assolutamente fattibile. Ma se ci si pone solo l’obiettivo di «devo iniziare a imparare l’inglese», si corre il rischio di non imparare mai la lingua.

Lo stesso si può dire di un obiettivo così vicino come l’aumento della ricchezza personale. Chi non vuole diventare milionario? Tra l’altro, è anche un obiettivo raggiungibile. Non meno di decine di migliaia di nostri concittadini sono già riusciti a raggiungerlo. E la maggior parte di loro sono persone normalissime, tutt’altro che geniali. Il loro esempio dimostra che questo compito è possibile per la maggior parte di noi. Ma non credete ai popolari auto-tutorial di successo, che promettono un rapido arricchimento. Se vi ponete l’obiettivo di guadagnare un milione in sei mesi, molto probabilmente correrete il rischio di essere delusi. Se vi ponete una scadenza più realistica — magari dieci anni — avete tutte le possibilità di raggiungere il vostro ambito obiettivo. Naturalmente, durante questi anni si devono compiere molte azioni responsabili e il fattore fortuna non deve essere scontato….

In ogni caso, il detto dovrebbe essere reinterpretato: «Ogni lavoro ha la sua scadenza, preferibilmente realistica».

Il tempo è prigioniero di guerra

Quando si conoscono i vari sistemi di gestione del tempo, non si può fare a meno di sentire che hanno un’intrinseca affinità con il sistema generale di organizzazione scientifica del lavoro (STO), che risale alla teoria di lunga data dell’americano F. Taylor. Certo, molte persone vivono e lavorano con un evidente sottocarico e trarrebbero beneficio da un’intensificazione. Ma la maggior parte delle persone, a quanto pare, è riuscita a formare un ritmo di vita ottimale (individuale per tutti, tra l’altro), che è irto di sovraccarichi e rotture.

Ingegneri sociali La prima fase dello sviluppo del management è iniziata all’inizio del XX secolo, dopo la pubblicazione del libro di F. Taylor «Principles of Scientific Management», in cui si consideravano per la prima volta i principi scientifici per costruire un sistema di gestione. Il modello di Taylor consiste nel dividere il processo lavorativo in operazioni separate e nel ridurre il tempo di lavoro padroneggiando i movimenti più razionali. Cercò di applicare lo stesso approccio all’analisi del processo di gestione delle persone e del processo di gestione delle cose e di trovare il «singolo modo migliore» di organizzare la produzione. Dal punto di vista di F. Taylor, un manager deve diventare non solo uno specialista tecnico, ma anche un ingegnere sociale: conoscere le qualità personali dei subordinati, risolvere i conflitti, mantenere la posizione di leader. Egli riteneva che il compito dei manager fosse quello di rendere più efficiente l’organizzazione applicando principi scientifici a tutti i processi di attività.

Probabilmente anticipando questo tipo di critiche, gli esperti di gestione del tempo sostengono che le loro tecniche permettono a una persona di avere tempo per tutto e di godersi davvero il tempo libero che merita. Certo, è difficile da credere. È estremamente difficile per una persona che è riuscita a sfruttare al massimo ogni secondo, riadattarsi e lasciare che il tempo scorra senza ritorno (poiché le esperienze piacevoli non sono facilmente convertibili in beni materiali, il ritorno di un tempo libero «improduttivo» inizia a sembrare illusorio). Anche la possibilità di piaceri pianificati e chiaramente fissati nel tempo non è molto credibile. «Contemplazione del tramonto — 19.30-19.55; favola della buonanotte per i bambini — 19.55-20.10; carezze coniugali — 21.30-22.15″….

Un’altra vulnerabilità di questo sistema sembra essere la considerazione chiaramente insufficiente dell’individualità di una persona, che comprende sia le sue peculiarità psicologiche individuali sia le specificità del suo stile di vita. È evidente che per uno scolaro e per il suo insegnante, per un dirigente d’azienda e per un libero professionista, i giorni, le settimane e i mesi trascorsi al personal computer sono diversi e devono essere strutturati in modo diverso. Naturalmente, esistono alcune raccomandazioni generali che consentono a chiunque di ottimizzare la propria vita e le proprie attività. Tuttavia, queste ricette generali sono molto poche e la loro specificazione individuale richiede una sottile considerazione della psicologia individuale di ogni persona, delle specificità dei compiti che deve affrontare.

L’aspetto principale della gestione del tempo, sorprendentemente, non riguarda nemmeno il tempo. È l’idea della necessità di stabilire le priorità della vita, di controllare i propri desideri e bisogni (che non sono affatto la stessa cosa) e di scegliere i mezzi adeguati per soddisfarli.

Una persona trova sempre il tempo per ciò che è veramente importante e prezioso. Non resta che determinarlo. In altre parole, il problema chiave, al quale la gestione del tempo cerca di avvicinarsi in modo molto unilaterale e troppo tecnologico, è il problema dell’autodeterminazione.