Il filosofo inglese Jeremy Bentham, nel tentativo di creare la prigione perfetta, ideò un progetto chiamato Panopticon. Al centro della struttura c’era una torre con vetri smerigliati al posto delle pareti. Le guardie potevano sbirciare in ogni cella, senza che i prigionieri sapessero di essere osservati. Ancora oggi, i dirigenti di un ufficio sono spesso posizionati in modo da tenere d’occhio i loro subordinati. Questo sistema è efficace e qual è il posto di lavoro più confortevole dal punto di vista psicologico? Abbiamo selezionato dati scientificamente confermati da esperimenti sull’influenza dell’ufficio su una persona.
STERILITÀ E MINIMALISMO
Frederick Taylor, il teorico e praticante del sistema di produttività, è stato il primo a parlare di eliminare tutto ciò che è superfluo sul posto di lavoro. Sebbene ciò si applicasse agli ambienti di fabbrica, la moda di paragonare il lavoro impiegatizio ai processi delle fabbriche portò il taylorismo anche nell’ambiente d’ufficio. In molte aziende, questo tipo di sistema di gestione esiste ancora oggi: è facilmente riconoscibile per il suo minimalismo e la sua sterilità.
Ma non funziona in modo efficiente. In un design spartano, la produttività del lavoro, come dimostrano molti studi, non aumenta quasi mai. Potrebbe essere lo spazio di lavoro più anti-psicologico mai inventato dall’umanità. Si ipotizza che l’alto numero di suicidi in una fabbrica cinese che produce iPhone sia dovuto all’ambiente sterile richiesto da Apple.
CONTROLLO DELLO SPAZIO
Gli studi psicologici hanno dimostrato che è sufficiente poter regolare la temperatura dell’aria e la luce, mantenere il posto di lavoro riservato, riorganizzare i mobili, appendere quadri e poster, posizionare piante e simili. È importante sentirsi a proprio agio, al sicuro e impegnati in ufficio. Il miglior posto di lavoro è quello in cui possiamo realizzare la nostra identità. Possiamo trasformarlo con i nostri oggetti preferiti, souvenir, foto e quadri.
Spesso nelle aziende l’aspetto di una stanza è determinato in base alle considerazioni del manager. A prima vista, sembra logico: permettere a tutti di esprimersi in un determinato modo sul posto di lavoro porterà all’anarchia. Ma non è anche ipocrita permettere a una sola persona di risolvere un problema ambientale per migliaia di persone?
Come si fa a organizzare il posto di lavoro in modo efficace? Questa è la domanda che si sono posti i ricercatori di spazi per uffici. In un esperimento condotto in un’azienda commerciale di Londra, agli impiegati è stato chiesto di trascorrere una giornata lavorativa in un nuovo ambiente. Dovevano svolgere il loro lavoro abituale in una delle quattro opzioni di spazio:
1. Una stanza sterile con solo l’essenziale: scrivania, sedia, materiale d’ufficio.
2- Una stanza coltivata in cui gli sperimentatori hanno collocato sei immagini di piante (80 cm per 80 cm) alle pareti e sei piante in vaso.
3. Una stanza in cui la persona stessa può disporre o rimuovere gli stessi quadri e le stesse piante.
4. Uno spazio riorganizzato: dopo che il lavoratore ha creato la propria atmosfera secondo la terza opzione, gli sperimentatori sono entrati e hanno riorganizzato tutto come nella seconda opzione.
È interessante notare che la produttività è aumentata del 15% nello spazio addomesticato rispetto all’ufficio sterile. E nell’ufficio in cui tutto era organizzato dal lavoratore stesso, di quasi il 30%. Solo nella quarta opzione la produttività era uguale a quella dell’ufficio sterile. Le persone hanno dedicato tempo all’organizzazione del proprio spazio e, quando la loro stanza è stata ridisegnata, sono rimaste estremamente deluse e alcune hanno persino espresso il desiderio di colpire lo sperimentatore.
UFFICIO CON SIGNIFICATO
Perché la capacità di gestire il proprio spazio porta a risultati così sorprendenti? La risposta è semplice: dare un senso al luogo di lavoro, dove le persone trascorrono quasi un terzo della loro vita, ha un effetto benefico sulla fisiologia generale. Uno studio condotto in Corea del Sud ha esaminato la relazione tra il controllo dello spazio da parte dei lavoratori e la loro concentrazione durante lo svolgimento dei compiti. I ricercatori hanno trovato alcune correlazioni. Ad esempio, quando un lavoratore d’ufficio può controllare il proprio spazio, la sua concentrazione aumenta e gli effetti del rumore e di altri fattori negativi diminuiscono.
I ricercatori ritengono che i seguenti fattori influenzino sicuramente la visione e la percezione, le capacità mentali, lo stato emotivo e la suscettibilità allo stress dei lavoratori: il livello di luce e la sua distribuzione, i suoni e il rumore, la densità spaziale e sociale, la temperatura e la qualità dell’aria, le finestre e la vista dalle finestre e il controllo.
Illuminazione e fotobiologia
Preferiamo ambienti luminosi e la luce naturale è essenziale. La combinazione di luce diretta e indiretta ci piace e ci dà soddisfazione sul lavoro. In uno studio curioso è stato chiesto ai dipendenti di indossare dei misuratori di luce durante la giornata lavorativa. È emerso che la comunicazione tra le persone diventava più amichevole quando la luce era di almeno 20 minuti al giorno a 1.000 lux. Se i livelli di luce dell’ufficio diminuivano, la comunicazione diventava più stressante.
Suoni e rumori
Tradizionalmente, si è pensato che gli uffici open space riducessero i costi, permettessero una riorganizzazione rapida ed economica e ospitassero più persone. Negli anni Cinquanta si credeva che in questi uffici fosse più facile socializzare. Ma una recente ricerca ha dimostrato che deve esserci un equilibrio tra lavoro individuale e socializzazione, altrimenti ci rimettono tutti, sia i dipendenti che i datori di lavoro. Per circa il 50% del tempo, quasi tutti i professionisti lavorano da soli e la socializzazione è controindicata per loro. Dopo il passaggio da uffici chiusi a spazi aperti, il piacere di socializzare e cooperare con i colleghi tende a diminuire per i lavoratori mentali, mentre aumenta l’insoddisfazione per il passaggio di persone, le conversazioni casuali e il rumore. I suoni estranei disturbano la concentrazione, influenzano negativamente la memoria e portano a errori nel lavoro. Una ricerca condotta da scienziati svedesi ha dimostrato che gli uffici di medie dimensioni con 10-24 dipendenti rappresentano il rischio maggiore per la salute emotiva e fisica.
Un metodo per combattere le distrazioni è stato quello delle pareti divisorie tra le scrivanie. Negli anni Ottanta del secolo scorso, molti uffici hanno iniziato a installare pannelli divisori di altezza pari o superiore a 165 cm. Negli anni successivi, probabilmente per motivi economici, questa altezza è stata ridotta.
Densità e rischi
Parametri come la densità spaziale (il numero di metri quadrati per dipendente) e la densità sociale (il numero di persone che lavorano in un ufficio) sono interrelati. Un’alta densità sociale e una bassa densità spaziale creano un senso di affollamento che tende a provocare stress.
Se il posto di lavoro è più piccolo di 4,5 metri quadrati, aumenta il rischio di insoddisfazione per lo spazio personale e quindi influisce sull’atteggiamento verso il lavoro. I marcatori territoriali possono contribuire a enfatizzare lo spazio. Con il loro aiuto, aumenta il livello di soddisfazione per l’ambiente e il lavoro in generale. Tra l’altro, i dipendenti con uno status elevato delimitano i loro spazi molto più spesso e più attivamente di quelli con uno status inferiore.
Piante e benefici
I fiori hanno un effetto meraviglioso su di noi. Quando ci sono, sorridiamo e ridiamo più spesso, ci sentiamo meglio e meno doloranti, diventiamo più romantici e motivati.
Potete scegliere piante che puliscono l’aria dalle particelle nocive, la arricchiscono di ossigeno e combattono la polvere. Ogni pianta può essere un esperto ineguagliabile in qualcosa. Tali piante sono state ricercate anche dall’agenzia aerospaziale della NASA per essere utilizzate nelle stazioni spaziali. Le più utili sono risultate essere la palma areca (chrysalidocarpus lutescens), che consuma anidride carbonica e produce ossigeno, la lingua di suocera (sansevieria trifasciata) — chiamata anche «pianta della camera da letto» perché di notte converte l’anidride carbonica in ossigeno — e l’albero del denaro (epipremnum aureum), che ripulisce l’aria dalla formaldeide e da altre sostanze volatili.
È possibile lavorare in modo più efficiente del 15% semplicemente sistemando le piante nel proprio ufficio. Non è necessario il feng shui: potete sistemarle dove le persone e le piante che coesistono nell’ufficio lo desiderano.
Finestre e relax
In Olanda è obbligatorio per legge che la scrivania non disti più di cinque metri da una finestra. Gli studi hanno dimostrato che le finestre non solo aumentano la produttività, ma anche la soddisfazione generale per la vita e il lavoro.
Anche la vista dalla finestra è importante. Storicamente, abbiamo trascorso la maggior parte del nostro tempo in foreste, campi e vicino a specchi d’acqua. Gli esperimenti hanno confermato che i livelli di stress si riducono anche solo guardando un film sulla natura o guardando fuori dalla finestra.
RUMORE CREATIVO.
Il rumore è uno dei fattori di stress più studiati. Livelli elevati portano a malattie fisiche. Un rumore fino a 55 decibel è considerato accettabile, ma un livello di 85 decibel, equivalente al rumore delle auto su un’autostrada trafficata, invade i processi di pensiero e il flusso dei pensieri viene costantemente interrotto senza essere completato.
Un altro studio ha rilevato che un livello di rumore di 70 decibel disturba i pensieri logici, ma fa pensare in modo più creativo.
NESSUNA PAUSA TRA LE NOTE
Inoltre, chi lavora in ufficio si lamenta spesso di dover ascoltare le conversazioni degli altri. Un modo promettente per combattere questo tipo di rumore è il mascheramento, ovvero la persistenza dei suoni senza un cambiamento di tono.
I suoni di mascheramento rendono inintelligibile il parlato nel raggio di 4-5 metri e le altre persone in ufficio possono concentrarsi pienamente sul proprio lavoro.
Quando i suoni vengono mascherati, la produttività aumenta dall’8 al 38%, la soddisfazione sul lavoro aumenta del 100% e i livelli di stress diminuiscono del 27%.
Oggi esistono sistemi speciali per implementare il mascheramento del rumore negli uffici.
Per farlo, si può utilizzare il cosiddetto rumore rosa o la musica in tecnica legata, senza pause tra le note.
ANCORA UNA VOLTA IL CONTROLLO
Controllate il vostro spazio di lavoro e vedrete che il vostro lavoro sarà più interessante e più efficiente. Se possiamo controllare i nostri livelli di illuminazione, non solo facciamo una differenza positiva nel nostro lavoro, ma risparmiamo anche energia elettrica. Lo stesso vale per l’aria condizionata e la ventilazione. È stato dimostrato che possiamo persino ignorare distrazioni e fattori di disturbo se controlliamo lo spazio in altre aree. Se non avete la possibilità di eliminare le sostanze irritanti, create almeno le condizioni per un ambiente ristoratore.
Tra il 15 e il 50% della popolazione totale, a seconda del Paese, lavora in ufficio.
Le persone trascorrono fino al 90% del loro tempo in ambienti chiusi. Non sempre ci si rende conto dell’importanza degli spazi di lavoro nell’economia.
Nel corso della vita di un edificio:
l’85% del costo viene speso in stipendi e benefit per i dipendenti;
7% per la costruzione dell’edificio;
4% per i costi di manutenzione dell’edificio;
4% per altre spese.
Il desiderio di un’organizzazione di ridurre i costi a scapito dell’ambiente d’ufficio (illuminazione, riscaldamento, condizionamento) può avere conseguenze comportamentali di vasta portata per il personale e, in ultima analisi, per l’azienda. Prendersi cura della vita quotidiana dei dipendenti aumenta la produttività. E questo, tra l’altro, ha molto da offrire: il 2-5% di crescita della produttività equivale al costo del capitale per la costruzione di un edificio.
