Lo scrittore africano Chinua Achebe ha dichiarato in un’intervista che il danno principale che secondo lui la colonizzazione europea ha arrecato all’Africa non è stato tanto quello che i bianchi hanno tolto agli africani, ma quello che hanno dato loro, o meglio imposto loro con la forza, contrariamente alla mentalità nativa africana, in particolare gli orologi. Nel XX secolo, la schiavitù e lo sfruttamento del continente nero sono formalmente terminati, ma gli africani sono rimasti per sempre schiavi di un modo di vivere estraneo alla loro natura, spietatamente subordinato al ticchettio dell’orologio.
Ci si può meravigliare del bizzarro modo di pensare dello scrittore africano, ma non è affatto sciocco: probabilmente c’è del vero in quello che dice. La strutturazione del tempo, che non è insita nei bambini piccoli e nei cosiddetti popoli primitivi, quando diventano civilizzati cambia radicalmente la loro visione del mondo, e non si sa se in meglio. Probabilmente la percezione spontanea e sregolata di un bambino piccolo, così come quella di un cacciatore o di un pastore in perizoma, presenta dei vantaggi. (A proposito, è curioso che anche nel cosiddetto mondo civilizzato, qualche centinaio di anni fa, gli orologi fossero piuttosto un bene di lusso che un attributo di massa: la maggior parte della popolazione europea non aveva orologi e viveva dall’inverno all’estate, dall’alba al tramonto). Ma una parte della crescita, sia come individui che come nazioni, è che le loro vite acquisiscono un ritmo sempre più rigido e ordinato. Ed è vero che da un certo punto di vista questo può essere percepito come una schiavitù, una sottomissione a un «padrone» inesorabile e spietato che non molla la presa. Ma questo è in parte il pagamento obbligatorio per accedere ad altri benefici della civiltà, senza i quali non possiamo più immaginare la nostra vita.
La religione per l’ufficio
Tuttavia, avendo imparato a contare e a dare valore al tempo, l’uomo si è spinto in una pericolosa trappola psicologica: è diventato catastroficamente a corto di tempo (oltre che di denaro). La vita di una persona civilizzata si è trasformata in una corsa senza speranza contro il tempo. Chi cerca di staccarsi da questa corsa e di ignorare l’inesorabile scorrere delle lancette, si ritrova ai margini: l’inosservanza delle regole del gioco generalmente accettate comporta automaticamente una perdita. Al giorno d’oggi, una persona che non si sforza di riempire ogni ora in modo significativo e di trarne il massimo profitto è destinata a un piano perdente. E questo è probabilmente il peggior stigma di oggi, più spaventoso della bruttezza fisica o morale.
Questo, a quanto pare, spiega l’incredibile popolarità che negli ultimi anni hanno acquisito tutti i tipi di manuali e corsi di formazione sulla gestione del tempo. Migliaia, milioni di persone in tutto il mondo, e ora vogliamo imparare a disporre razionalmente di questa risorsa inestimabile, per trarne il massimo beneficio. Il time management (questa è la parola inglese per indicare la gestione del tempo, ed è sempre stata abitudine dei «papuani» imitare il signore bianco nella loro lingua) è diventato una potente industria o, meglio, una religione di massa con i suoi guru e i suoi precetti.
È facile intuire che il problema della gestione del tempo non è tanto un problema organizzativo quanto psicologico. La priorità nel suo sviluppo, tuttavia, non appartiene agli psicologi. È vero che di recente gli psicologi praticanti stanno cercando di inserire elementi di gestione del tempo nei loro corsi di auto-miglioramento e crescita personale, ma allo stesso tempo, di norma, intrecciano la coda di specialisti molto lontani dalla psicologia. Cerchiamo, almeno nella forma più generale, di capire quali orizzonti si aprono davanti a tutti noi della gestione del tempo. Allo stesso tempo, non è irragionevole essere consapevoli dei vicoli ciechi e delle trappole che possono attenderci su questa strada.
Separare il grano dalla pula
Amate la vita? Allora non perdete tempo, perché il tempo è il tessuto di cui è fatta la vita. Benjamin Franklin
Sebbene nei pensatori antichi si trovino saggi giudizi sulla necessità di dare valore al tempo, la necessità di gestire il tempo nel suo senso moderno non esisteva per l’uomo comune né nell’antichità, né nel Medioevo e nemmeno in un passato relativamente recente. Per un uomo comune, la gamma dei compiti della sua vita non era troppo ampia, era ben definita e non era necessaria una particolare fretta nell’adempimento — si poteva lasciare che il tempo scorresse dolcemente nel suo corso. Il XX secolo ha infranto questo ordine, confondendo le persone con una varietà di compiti di vita sempre più ampia. Per avere successo nella vita, fare, o meglio — avere tempo — richiedeva sempre di più (non a caso Marina Tsvetaeva diceva: «Il successo è avere tempo!»). Non c’era abbastanza tempo per risolvere tutti i compiti che una persona doveva affrontare. Per non rimanere indietro nella corsa al successo (cioè per avere più tempo possibile), era necessario organizzare sia la gamma di compiti urgenti che il tempo ad essi dedicato.
Dividere per tre Una delle tecniche di pianificazione razionale consiste nel lavorare ogni sera con una matita in mano. Gli esperti di gestione del tempo consigliano di scrivere tutti i compiti da svolgere nella settimana successiva. Se studiate attentamente questo elenco, probabilmente scoprirete che non tutti i compiti sono ugualmente urgenti e importanti. Suddivideteli in tre gruppi: A, B e C. I compiti del gruppo A sono estremamente urgenti e importanti e devono essere svolti immediatamente e senza condizioni. I compiti del gruppo B sono molto importanti e devono essere svolti al più presto. I compiti del gruppo C possono essere assegnati a qualcun altro o rimandati temporaneamente. Naturalmente, ogni giorno dobbiamo fare molte cose diverse. Ma solo uno o al massimo due compiti sono del gruppo A.
In generale, la pianificazione del tempo dedicato ai vari compiti in base alla loro importanza e urgenza è il contenuto principale della gestione del tempo. La forma più semplice di tale pianificazione consiste nel tenere un’agenda, o un organizzatore, in cui vengono registrati in ordine cronologico tutti i compiti da risolvere. Gli specialisti della gestione del tempo hanno sviluppato ogni sorta di forme sofisticate di tali organizzatori, fino a quelli elettronici, che consentono di classificare i compiti in base alla loro importanza e, di conseguenza, in base all’ordine di esecuzione e all’opportunità di dedicare loro del tempo.
Non c’è nulla da obiettare all’idea costruttiva di organizzare la varietà di cose da fare, la cui abbondanza può far girare la testa a una persona moderna. È abbastanza razionale annotare tutte le cose da fare: l’uso di questo elenco ci permette di non affidarci alla nostra memoria tutt’altro che perfetta e ci aiuta a non perdere nulla. Ma l’aspetto principale non sta nemmeno in questo, bensì nella classifica delle cose da fare. Nella frenesia della vita quotidiana, spesso non ci rendiamo conto che le piccole incombenze e i compiti non importanti che spuntano qua e là distraggono la nostra attenzione, le nostre energie (e il nostro tempo!) dai compiti veramente importanti. Probabilmente alcuni di noi hanno provato a fare piani concreti per organizzare il proprio tempo, ma non sono riusciti a metterli in pratica e hanno abbandonato questa attività. Perché succede? La spiegazione è semplice: perché si pianifica troppo per ogni giorno. Di conseguenza, ogni sera una persona è oppressa da una sensazione di dovere incompiuto.
Per fermare l’inutile perdita di tempo * padroneggiare l’arte del corretto rifiuto: troppo tempo ci costa l’incapacità di dire «no»; * annullare la comunicazione senza senso per il gusto di comunicare; * in una coda o in un ingorgo stradale si possono ascoltare audiolibri, imparare parole straniere.
Superare le illusioni
Gli esperti di gestione del tempo non si stancano mai di ripeterlo: il tempo è una risorsa limitata (a differenza, ad esempio, del denaro, che può essere reintegrato con un po’ di ingegno). E, a quanto pare, molto più limitata di quanto pensiamo, perché la maggior parte di noi tende a esagerare le proprie riserve di tempo.
Se la vostra agenda è piena di appunti scarabocchiati su casi, riunioni e contatti imminenti, allora o siete una persona estremamente popolare come Bill Gates, oppure fate parte di una cerchia molto ampia di persone che si illudono sul proprio tempo. Come dimostrato da una recente ricerca condotta da psicologi americani, la maggior parte delle persone che si trovano attualmente in una situazione di forte pressione temporale e non riescono a far fronte a tutti i compiti attuali, sono inspiegabilmente convinte che in futuro avranno molto più tempo a disposizione e che questo permetterà loro di affrontare con successo tutti i compiti che si presentano. Di conseguenza, fanno grandi progetti che non si realizzeranno mai e fanno promesse che non saranno in grado di mantenere completamente.
Questa concezione errata non si applica solo al tempo, ma anche al denaro, anche se in misura molto minore. La maggior parte di noi crede che in futuro avremo finalmente più soldi di quanti ne abbiamo oggi, ma siamo più realistici riguardo a questa probabilità. Gal Zauberman e John Lynch, autori dello studio, ritengono che semplicemente percepiamo il denaro in modo più tangibile e quindi siamo più precisi nei calcoli. Non è così nel tempo. È risaputo, ad esempio, che mezz’ora e mezz’ora non sono la stessa cosa, e che «quindici minuti» possono durare molto di più di un quarto d’ora (ma dieci dollari, anche chiamati dieci, non cambiano il loro valore).
Quando si fanno dei piani, spesso si sottovaluta il tempo necessario per realizzarli. Il motivo è che i costi del tempo sono previsti sulla base di una serie di circostanze ottimali, che sono molto rare. Molto più spesso ci sono ostacoli e complicazioni impreviste di ogni tipo che richiedono tempo e sforzi aggiuntivi. Non si tiene conto di questioni non correlate che non possono essere previste, ma che quasi certamente svolgeranno il ruolo di fattore di distrazione. Inoltre, le persone tendono ad avere l’illusione che ogni problema abbia una soluzione facile e veloce. Certo, tale soluzione può sempre essere trovata, ma nella maggior parte dei casi si rivela sbagliata e conduce a un vicolo cieco. Di conseguenza, ci vuole molto tempo per trovare una nuova soluzione e implementarla.
È caratteristico che i piani a breve termine siano più realistici di quelli a lungo termine. Valutiamo i nostri compiti di domani (e il tempo necessario per risolverli) con maggiore sobrietà rispetto a quelli di dopodomani. Non è forse per questo che gli obiettivi lontani vengono raramente raggiunti in tempo, e più spesso vengono allontanati sempre più nel tempo, diventando sempre più lontani?
Schmidt, un caricatore dell’esperimento di Taylor, lavorava in una squadra in cui tutti avevano una tariffa giornaliera scoraggiante. Schmidt, seguendo le istruzioni dettagliate di Taylor su come organizzare il processo di lavoro, ha superato la norma di quasi quattro volte. L’entusiasta caricatore rispettò con entusiasmo la tariffa 4x per tre anni di fila. Ma morì nel fiore degli anni.
Sulla base delle loro scoperte, Zauberman e Lynch formulano alcune semplici raccomandazioni. In primo luogo, se dovete chiedere a qualcuno un favore o una cortesia e non siete sicuri che accetterà, dovreste fare la vostra richiesta con largo anticipo, preferibilmente con diverse settimane di anticipo. In questo caso, la probabilità di accordo è molto più alta — tali anticipi a lungo termine di solito vengono concessi facilmente… Ma anche non abbastanza responsabilmente! Quindi non stupitevi se la vostra richiesta non viene soddisfatta entro la scadenza. Per questo motivo, è sempre meglio non assicurarsi un accordo non documentato e, ancora una volta, soppesare sobriamente il realismo della propria richiesta.
In secondo luogo, è necessario rendersi conto che tra un mese o un anno saremo impegnati come oggi. Cioè, non avremo più tempo, perché non c’è nessun posto dove prenderlo! È un fatto che ci rifiutiamo ostinatamente di credere, ma che dobbiamo riconoscere per il nostro bene.
Dobbiamo anche tenere a mente l’aforisma orientale: «Un uomo saggio non fa piani». Nelle nostre condizioni, dovrebbe essere inteso nel senso che non è necessario anticipare le mete e gli obiettivi, così come i mezzi e i termini della loro realizzazione in ogni dettaglio. Dopo tutto, la vita farà sicuramente le sue correzioni! Come gli antichi navigatori che solcavano le acque, dovreste sempre ricordare lo scopo del vostro viaggio, ma allo stesso tempo rendervi conto che la direzione del vento, i cambiamenti meteorologici e molte altre condizioni possono seriamente modificare la rotta e i tempi di arrivo. Chi ha scadenze ravvicinate non può che maledire la volubilità dei venti!
Oltre alla pianificazione, un elemento importante della gestione del tempo è la ricerca delle risorse di tempo inutilizzate e l’eliminazione dei «buchi» nel proprio regime, in cui si perdono le ore e i minuti tanto necessari. A questo scopo, si raccomanda di tenere un registro del tempo della propria vita quotidiana, che consenta un’analisi ponderata per identificare tali «buchi» e fermare l’inutile perdita di tempo. Per questo motivo, il sistema di gestione del tempo include le tecniche di comunicazione assertiva (sicura di sé) — l’arte del rifiuto corretto (ci costa troppo tempo non essere in grado di dire «no»), l’annullamento della comunicazione inutile per il gusto di comunicare, così come il riempimento produttivo dei «tempi morti» forzati (in una coda o in un ingorgo stradale si consiglia di ascoltare audiolibri, imparare parole straniere, ecc.)
